Databeskyttelsespolitik (oplysningspligten)

1. Introduktion
Hos Meldgaard ved vi, at det er vigtigt at beskytte dine personoplysninger, og vi arbejder derfor kontinuerligt med at opretholde en balance mellem udvikling af vores forretning og beskyttelsen af dine personlige oplysninger. Persondata indsamles og anvendes via forskellige processer, som er nødvendige for, at vi kan administrere vores forretningsmæssige relationer. Databeskyttelsespolitikken er ment som en hjælp til at forstå, hvilke data vi indsamler, hvor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til. Dette er vigtige oplysninger, som vi håber, du vil tage dig tid til at læse.
2. Kontakt
Meldgaard Holding A/S
Askelund 10, 6200 Aabenraa
6200 Aabenraa
CVR nr. 10775833
Meldgaard Holding A/S er den dataansvarlige for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. Er der noget vedr. privacy du har spørgsmål eller kommentarer til, er du meget velkommen til at kontakte til os.
Telefonnummer: 74 33 72 00
Mail: meldgaard@meldgaard.com
Du kan også tage kontakt til den persondataansvarlige på direkte e-mail: sbe@meldgaard.com eller på tlf.: 20 33 72 03.
3. Vores behandling af dine personoplysninger
a. Behandling af oplysninger fra leverandører, erhvervskunder og samarbejdspartnere
Vi indsamler og behandler personoplysninger om vores leverandører, erhvervskunder og samarbejdspartnere. Indsamlingen og behandlingen sker i nødvendigt omfang til brug for daglig drift i virksomheden. Formålet med behandlingen er derfor at sikre, at vi som virksomhed kan foretage kontraktstyring, modtage varer og tjenesteydelser, foretage support samt opfylde vores forpligtelser overfor vores erhvervskunder, leverandører og samarbejdspartnere. I forbindelse med denne behandlingsaktivitet behandles der kun almindelige personoplysninger. Vi behandler personoplysninger som fx arbejdsmail, arbejdstelefonnummer, navn, oplysninger om vores samhandel med den virksomhed, som den registrerede repræsenterer, samt andre oplysninger, der er nødvendige for at kunne administrere vores forretningsmæssige relationer.
Grundlaget for vores behandling af personoplysninger er at opfylde kontrakten, som den registrerede er part i. Hvis den registrerede ikke er part i kontrakten, er vores grundlag for at behandle oplysningerne et sagligt hensyn i at kunne opfylde kontrakten med leverandøren, erhvervskunden eller samarbejdspartneren.
Kategorier af oplysninger:

  Almindelige oplysninger

b. Behandling af oplysninger fra private kunder
Hvis du handler med Meldgaard som privatkunde, indhenter vi ligeledes oplysninger om dig. Vi indhenter alene de personoplysninger, der er nødvendige for opfyldelse af aftalens formål. De personoplysninger, som vi typisk behandler, er almindelige personoplysninger så som mail, telefonnummer, navn, adresse, fakturering m.m. Der er derfor tale om almindelige personoplysninger.
Vi indhenter personoplysninger om dig med det formål at kunne opfylde aftalen med dig, herunder

  Levere varen
  Levere ydelsen
  Fakturere

Kategorier af oplysninger:
– Almindelige oplysninger
c. Besøgende på www.meldgaard.com
Vi indsamler oplysninger om dig, når du bruger vores hjemmeside. Når du benytter vores hjemmeside, indsamler vi oplysninger om din IP-adresse samt i form af cookies, som er beskrevet i vores cookiepolitik. Du kan læse Meldgaards cookiepolitik, og hvordan du sletter cookies ved at klikke på følgende link: Cookiepolitik
4. Tidsfrister for sletning/opbevaring
Vi tilsigter at slette (eller anonymisere) dine personoplysninger, så snart de ikke har nogen relevans, dog opbevarer vi altid personoplysninger, der lægger til grund for finansielle transaktioner i minimum 5 år + indeværende årsregnskab af hensyn til bogføringsloven.
5. Dine rettigheder efter databeskyttelsesloven
I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du adskillige rettigheder:

  Retten til at modtage oplysning om behandling af dine personoplysninger (”oplysningspligt”)
  Retten til at få indsigt i dine personoplysninger
  Retten til at få urigtige personoplysninger berigtiget
  Retten til at få dine personoplysninger slettet
  Retten til at gøre indsigelse mod at personoplysninger anvendes til direkte markedsføring
  Retten til at gøre indsigelse mod automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering
  Retten til at flytte sine personoplysninger (”dataportabilitet”)

Alle ovenstående rettigheder håndteres manuelt ved henvendelse til Meldgaard.
Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger eller noget, som ville være ekstremt upraktisk.
Hvis vi kan rette oplysninger, gør vi naturligvis dette gratis, undtagen hvis det kræver en uforholdsmæssig stor indsats. Vi bestræber os på at vedligeholde vores tjenester på en måde, der beskytter oplysninger fra fejlagtig eller skadelig destruktion. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores tjenester, er det derfor muligt, at vi ikke altid kan slette tilhørende kopier fra vores arkiv servere med det samme, og det er ikke sikkert, at oplysningerne fjernes fra vores sikkerhedskopisystemer, før opbevaringsfristen udløber.
6. Videregivelse af personoplysninger
Vi videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for koncernen, undtagen i disse tilfælde:

I nødvendigt omfang
  Vi videregiver personoplysninger, hvis det er påkrævet ifølge loven, en domstolsafgørelse eller gældende lovgivning.
Med dit samtykke
  Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for koncernen, hvis vi har dit samtykke.
  Til ekstern databehandling.
  Vi videregiver (”overlader”) personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os, baseret på vores instrukser og i overensstemmelse med vores privatlivspolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed, eksempelvis vores databehandleraftale.
Af juridiske årsager
Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for koncernen, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendige for at:
  Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
  Håndhæve gældende servicevilkår, herunder undersøgelse af potentielle overtrædelser.
  Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.
  Skadesfriholde koncernen, vores kunder eller offentlighedens rettigheder, ejendom eller sikkerhed, sådan som det kræves eller tillades i henhold til lovgivningen. Misligholder du dine forpligtelser over for os, kan vi indberette dig til kreditoplysningsbureauer og/eller advarselsregistre i overensstemmelse med gældende regler herfor.

Vi kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden og vores partnere – som f.eks. udgivere, annoncører og tilknyttede websites.
7. Informationssikkerhed
Vi arbejder hårdt for at beskytte koncernen og vores brugere mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller destruktion af oplysninger, som vi lagrer. Derfor benytter vi sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger. Vi gennemfører regelmæssigt interne opfølgninger i forhold til tilstrækkeligheden og efterlevelsen af politikker og foranstaltninger.
8. Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder
Vi gennemgår regelmæssigt vores egen overholdelse af vores databeskyttelsespolitik. Når vi modtager formelle skriftlige klager, kontakter vi afsenderen for at følge op på klagen. Vi samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. datatilsynet, om at løse klager vedrørende overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med vores brugere.
9. Ændringer
Vores databeskyttelsespolitik kan ændres fra tid til anden. Eventuelle ændringer af denne databeskyttelsespolitik angives på denne side, og hvis der sker væsentlige ændringer, vil vi gøre opmærksom på dem på en mere iøjnefaldende måde (for visse tjenester oplyser vi bl.a. om ændringer via e-mail).
10. Klage
Du har til enhver tid retten til at klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København K, eller (https://www.datatilsynet.dk/borger/klage-til-datatilsynet/)